Hard Skill Adalah: 7 Skill dan Cara Memasukkannya ke CV Virtual Assistant
Athika Rahma
SEO Specialist Virtual Assistant at SGBVA
Sebagai seorang virtual assistant, kamu memainkan peran penting dalam memastikan kebutuhan klien tercukupi. Namun, untuk benar-benar menonjol, kamu membutuhkan lebih dari sekadar sikap ramah. Ada beberapa keahlian yang harus kamu kuasai, terutama keahlian teknis (hard skills).
Hard skill adalah keahlian yang dapat dipelajari dan diukur, seperti penggunaan perangkat lunak atau kemampuan untuk melakukan tugas tertentu. Dalam artikel ini, kita akan membahas tujuh keahlian teknis yang wajib dimiliki oleh setiap virtual assistant, bagaimana cara mencantumkannya dalam CV, dan apa perbedaan antara keahlian teknis dan keahlian interpersonal (soft skills).
1. Entri Data
Keahlian pengolahan data atau entri data sebagai hard skill adalah hal yang sangat penting bagi seorang virtual assistant. Sebagai VA, kamu mungkin akan diminta untuk menginput dan mengelola data di berbagai platform.
Mulai dari memperbarui database, memasukkan informasi kontak, hingga memverifikasi data, semuanya membutuhkan ketelitian dan akurasi. Kesalahan kecil dalam tugas ini bisa menimbulkan masalah besar nantinya, jadi penting untuk menguasai keahlian ini.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Airtable
- Zoho CRM
- Smartsheet
Contoh penerapan di CV:
- “Berpengalaman dalam pengolahan data selama 3+ tahun, termasuk pengelolaan dan pembaruan database klien menggunakan Microsoft Excel dan Google Sheets.”
- “Memasukkan lebih dari 500 data setiap minggu, memastikan akurasi 100% dan konsistensi data di berbagai platform.”
- “Terampil dalam menjaga akurasi catatan dan memasukkan data ke dalam Airtable, memastikan informasi terbaru di berbagai proyek.”
2. Perencanaan dan Penjadwalan
Sebagai virtual assistant, salah satu tugas utama kamu adalah mengelola kalender dan jadwal klien. Kamu harus terorganisir dengan baik dan tahu cara memprioritaskan tugas secara efektif.
Menjadwalkan rapat, mengatur pengingat, dan memastikan semuanya berjalan tepat waktu sebagai hard skill adalah bagian dari pekerjaan ini.
Keahlian perencanaan ini akan memastikan hari klien kamu berjalan lancar, dan dapat menunjukkan kemampuan kamu dalam mengelola banyak tugas sekaligus.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
- Asana
- Monday.com
- Trello
- Calendly
Contoh penerapan di CV:
- “Berpengalaman mengelola jadwal harian dan janji temu untuk hingga 10 klien menggunakan Google Calendar dan Microsoft Outlook.”
- “Mengoordinasikan rapat, acara, dan pengaturan perjalanan, memastikan tidak ada konflik jadwal.”
- “Berpengalaman dalam mengoordinasikan rapat dan acara menggunakan Trello dan Microsoft Outlook, mengoptimalkan waktu dan mengurangi konflik penjadwalan.”
Baca Juga: 20+ Keterampilan dalam CV Virtual Assistant yang Buat Kamu Dilirik Klien
3. Kemampuan Komunikasi
Komunikasi yang jelas dan efektif adalah fondasi dari karier virtual assistant yang sukses. Apakah kamu sedang menulis email, melakukan panggilan telepon, atau berpartisipasi dalam rapat video, kemampuan untuk menyampaikan pesan dengan jelas dan profesional sangat penting. Keahlian komunikasi ini memastikan pesan yang kamu sampaikan dipahami dan klien kamu tetap terinformasi.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Gmail
- Microsoft Outlook
- Slack
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
Contoh hard skill dalam CV:
- “Berpengalaman dalam menulis email profesional, laporan, dan proposal untuk klien, memastikan kejelasan dan konsistensi nada.”
- “Mengelola korespondensi klien melalui berbagai platform (email, telepon, panggilan video) dengan tingkat kepuasan 95%.”
- “Terampil dalam komunikasi tertulis yang profesional, menyusun email yang jelas dan ringkas melalui Outlook serta berkolaborasi dengan tim melalui Slack.”
4. Kemampuan Teknologi
Untuk menjadi seorang virtual assistant yang handal, kamu harus nyaman menggunakan teknologi. Kamu perlu menguasai alat seperti Microsoft Office, Google Workspace, serta perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello atau Slack.
Semakin familiar kamu dengan alat-alat ini, semakin efisien kamu dalam mengelola tugas dan berkolaborasi dengan klien. Menguasai kemampuan ini sebagai hard skill adalah langkah baik untuk menunjukkan bahwa kamu siap bekerja dalam ruang digital.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
- Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)
- Trello
- Slack
- Zoom
- Asana
- Canva (untuk desain dasar)
Contoh penerapan di CV:
- “Terampil menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, dan alat manajemen proyek seperti Trello dan Asana.”
- “Menggunakan Slack untuk berkolaborasi dengan tim dan mengelola tugas menggunakan Trello, meningkatkan efisiensi proyek sebesar 30%.”
- “Berpengalaman menggunakan Zoom dan Asana untuk mengelola rapat virtual dan mengoordinasikan jadwal proyek dengan tim remote.”
Baca Juga: 15+ Pertanyaan Interview Kerja Bahasa Inggris untuk Virtual Assistant dan Jawabannya
5. Kemampuan Organisasi
Ketika kamu menangani banyak klien, tugas, dan tenggat waktu, kemampuan organisasi sangatlah penting. Kamu perlu mengatur file dan dokumen, serta melacak tanggal dan janji temu penting. Keahlian ini akan membantu kamu memastikan tidak ada yang terlewat.
Memperlihatkan kemampuan organisasi ini di CV sebagai hard skill adalah tahap penting untuk menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang dapat diandalkan untuk menjaga semuanya tetap teratur.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Google Drive
- Dropbox
- Evernote
- Trello
- Microsoft OneNote
- Notion
Penerapan contoh hard skill dalam organisasi di CV:
- “Membuat dan mempertahankan sistem pengarsipan yang terorganisir untuk dokumen digital, meningkatkan akses tim sebesar 40%.”
- “Mengelola berbagai tugas dan tenggat waktu untuk tiga klien sekaligus, memastikan semua tugas selesai lebih awal.”
- “Terampil dalam membuat dan mempertahankan sistem terorganisir di Notion untuk melacak proyek dan memastikan file klien mudah diakses.”
6. Layanan Pelanggan (Customer Care)
Sebagai virtual assistant, kamu sering kali akan menangani pertanyaan pelanggan atau membantu dengan tugas-tugas yang berhubungan dengan klien. Memiliki latar belakang layanan pelanggan akan sangat membantu dalam menyelesaikan masalah, menjawab pertanyaan, dan memberikan pengalaman positif bagi setiap orang yang kamu hadapi.
Mencantumkan kemampuan ini sebagai hard skill adalah kunci bahkan jika kamu belum memiliki pengalaman karena dapat menunjukkan kemampuan kamu untuk mewakili klien dengan baik.
Tools yang Dapat Digunakan:
- WhatsApp Business
- Gmail
- Zendesk
- Freshdesk
- Intercom
- Help Scout
- LiveChat
Contoh penerapan di CV:
- “Memberikan layanan pelanggan yang luar biasa kepada klien melalui email dan live chat, mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan 98%.”
- “Mengelola pertanyaan pelanggan, menyelesaikan masalah, dan memberikan tindak lanjut tepat waktu, memastikan pengalaman positif bagi semua klien.”
- “Terampil dalam menangani pertanyaan pelanggan dan tiket dukungan melalui Freshdesk, memastikan kepuasan pelanggan dan penyelesaian masalah yang cepat.”
Baca Juga: CV ATS Adalah: Panduan Lengkap untuk Virtual Assistant
7. Ketelitian
Keakuratan sangat penting dalam pekerjaan virtual assistant. Apakah kamu sedang memasukkan data atau memeriksa dokumen, perhatian terhadap detail akan membantu mencegah kesalahan yang dapat menyebabkan penundaan atau kebingungannya klien.
Kesalahan kecil bisa berujung pada masalah yang lebih besar, jadi memiliki ketelitian sebagai hard skill adalah keahlian yang sangat dihargai oleh pemberi kerja.
Tools yang Dapat Digunakan:
- Grammarly
- Google Sheets (untuk pengolahan data yang bebas kesalahan)
- Microsoft Excel (untuk akurasi data)
- Asana (untuk pelacakan tugas)
Contoh penerapan di CV:
- “Memeriksa dokumen dan laporan untuk memastikan akurasi, menangkap kesalahan dan inkonsistensi sebelum pengajuan.”
- “Menangani pengolahan data dan tugas organisasi dengan akurasi 99%, mengurangi kesalahan klien hingga 20%.”
- “Memiliki perhatian terhadap detail dalam mengelola jadwal proyek dan melacak tugas di Asana, memastikan tenggat waktu terpenuhi dengan presisi.”
Cara Mencantumkan Keahlian di CV
Sekarang kamu sudah mengetahui keahlian teknis yang penting untuk seorang virtual assistant. Hard skill adalah keterampilan yang dapat diukur dan dipelajari, sehingga mencantumkannya dalam CV dengan cara yang tepat akan meningkatkan peluangmu menarik perhatian klien.
Salah satu cara terbaik adalah dengan membuat bagian “Keahlian” di CV, di mana kamu bisa mencantumkan kemampuan yang paling relevan dengan pekerjaan yang kamu lamar. Pastikan kamu menyoroti keahlian yang paling banyak dicari oleh klien, serta alat yang kamu kuasai.
Jika masih bingung bagaimana cara menyusunnya, lihat kembali contoh keahlian teknis yang telah dijelaskan di atas sebagai panduan!
Baca Juga: Cara Membuat CV yang Baik dan Benar untuk Virtual Assistant (+Strukturnya)
Tarik Klien dengan CV Virtual Assistant yang Kuat
Menguasai hard skill adalah adalah langkah penting bagi setiap virtual assistant yang ingin meninggalkan kesan yang baik. Keahlian-keahlian ini menjadi dasar kemampuan kamu untuk memberikan layanan berkualitas tinggi.
Keahlian teknis dapat dipelajari, namun kemampuan untuk menerapkannya dengan efektif akan membuatmu benar-benar berharga. Jika kamu ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara mempersiapkan CV, surat lamaran, atau proposal untuk menarik klien potensial, pertimbangkan untuk bergabung dengan kursus SGB VA Course!
Program ini menawarkan pengalaman belajar eksklusif selama 6 minggu dengan kurikulum yang terbaru. Untuk informasi lebih lanjut, daftarkan dirimu di webinar gratis SGB VA Course dan dapatkan wawasan tentang bagaimana menjadi VA yang sukses.
Klik tombol di bawah untuk mendaftar sebelum kehabisan slot!
Kerja Remote Dibayar Dollar Sebagai VA
Bersama SGB VA mentor, Tania Gromenko, kamu akan mendapatkan tips dan trik menjadi virtual assistant sukses dalam hitungan pekan. Gabung lewat tautan di bawah sekarang!
